VISIBILITE DU PROCESSUS DE RECONCILIATION COMPTABLE ET DIMINUTION DU TEMPS OPERATEUR

Un acteur international de la Grande Distribution et leader en Europe dans son secteur, a voulu redessiner le processus de réconciliation des comptes, afin d’améliorer la performance de gestion interne avec l’objectif de gagner en compétitivité .

Objectif

  • Faciliter et optimiser le processus des réconciliations en le rendant plus simple et efficace
  • Gagner en temps de gestion par mouvement comptable
  • Gérer le flux d’informations des réconciliations mensuels entre les opérateurs, en automatisant la plupart des taches du processus 
  • Consolider de façon automatique les informations reçues par diverses sources, en facilitant la prise de décision par les superviseurs

 

Valuement par sa Service Line Business Process Management, a mis en place une pré-analyse du processus afin de poser le contexte et définir la situation de départ pour mettre en lumière les zones d’ombre. Le processus de réconciliation était géré en interne par:

  • Nombre élevé de taches manuelles
  • Echange de fichier excel
  • Flux d’information par mail pas automatisé
  • Extraction manuelle des données comptables depuis l'ERP 

 

SOLUTION VALUEMENT

Avec une approche BPM, Valuement a élaboré et redéfini le processus client de gestion des réconciliations, dans le respect des exigences et des objectifs fixés par la Direction Financière.

REENGINEERING

En redéfinissant le processus Valuement a: 

  1. Diminué le nombre de taches par operateur
  2. Eliminé les doubles taches
  3. Automatisé les taches de « remind » 
  4. Fluidifié le flux d’information entre operateurs
  5. Elaboré un « summary » pour le Board en réduisant le temps de gestion 

COMMENT

Mise en place d’un tool de dashboard capable de :

  1. Gérer le flux d’informations des réconciliations
  2. Donner visibilité par macro zones des situations comptables
  3. Analyser en détail chaque situation comptable
  4. Automatiser la partie « active » (incipit de vérification) du processus actuel
  5. Faciliter la prise de décision et gagner en temps

 

CARACTERISTIQUES 

  • Interface automatique avec SAP à extraction programmée et upload automatique sur plateforme
  • Gestion d’importante quantité d’informations
  • Historique des informations
  • Structure par Macro zones
  • Possibilité d’explosion de chaque situation (ex. jusqu’au compte fournisseur)
  • Flux des réconciliations traçable de façon constante par état d’avancement
  • Visibilité globale des situations comptables

 

BENEFICES CLIENT

Le reengineering du processus a des bénéfices considérables sur l’organisation interne du client:

  • Automatisation du processus et modernisation de l’organisation interne
  • Gain considérable de temps dans la gestion du flux d’information à prévision d’abattement d’environ 40% du temps
  • Diminution du coup de gestion par compte transitoire 
  • Historique des informations et possibilité de reporting et analyse
  • Consolidation automatique des informations et facilitation de la prise de décision 
  • Accessibilité à l’information et visibilité de l’état d’avancement dans le processus pour chaque opérateur
  • Visibilité dans le détail de chaque situation par chaque opérateur