DASHBOARD PER PROCESSO DI RICONCILIAZIONI CONTABILI E RIDUZIONE DEL TIME CONSUMING

Un importante retailer Europeo e uno dei leader nel suo settore, desidera migliorare il processo di controllo interno delle riconciliazioni contabili e del workflow  Attraverso un reengineering del processo, vorrebbe guadagnare render il flusso più efficace guadagnando in tempo e competitività.

Obiettivi

  • Fluidificare ed ottimizzare il processo delle riconciliazioni rendendolo più snello ed efficiente
  • Diminuire il tempo di gestione del processo di riconciliazione
  • Gestire lo scambio di informazioni delle riconciliazioni mensili automatizzando il maggior numero di tasks del processo
  • Consolidare in maniera automatica le informazioni ricevute agevolando la presa di decisione 

 

Valuement attraverso la sua Servi Line BPM, ha effettuato una pre-analisi del processo di riconciliazione con l’obiettivo di identificare le aree di miglioramento. Attraverso analisi ed interviste interne, è stata fatta una fotografia dello status. Il risultato è stato: 

  • Elevato livello di manualità
  • Elevato livello di utilizzo di file excel
  • Scambio di informazioni via mail
  • Manualità di export data da ERP 
  • Elevato livello di dipendenza dalle singole persone per ogni task

 

VALUEMENT SOLUTION

Attraverso un’attività di BPM, Valuement ha effettuato un reengineering del processo facendo attenzione a rispondere ai requisiti del cliente.

REENGINEERING PROCESS

Risultati del nuovo processo:

  1. Riduzione delle task per singolo operatore
  2. Automatizzazione delle tasks
  3. Semplificazione del workflow tra operatori
  4. Automatizzazione del summary per il board e riduzione del time-consuming 

COME

Attraverso l’implementazione di un tool di Dashboard :

  1. Gestione delle informazioni di workflow
  2. Visibilità per macro.area
  3. Possibilità di esplosione ed analisi del dettaglio per singolo conto
  4. Automatizzazione del processo

CARATTERISTICHE

  • Interfaccia automatica con ERP à estrazioni programmate dei files necessari alla riconciliazione e upload delle informazioni sulla piattaforma
  • Gestione di elevate quantità di informazioni
  • Storicizzazione delle informazioni
  • Struttura per Macro aree 
  • Possibilità di esplosione delle singole situazioni nel massimo dettaglio 
  • Workflow delle riconciliazioni monitorabile di maniera costante da tutti gli operatori 
  • Automatizzazione del summary delle situazioni contabili

 

BENEFICI CLIENTE

Benefici del reengineering del processo:

  • Automatizzazione del processo e modernizzazione dell’organizzazione interna
  • Riduzione del time consuming del workflow → miglioramento di circa il 40%
  • Riduzione del costo di gestione per singolo conto
  • Storicizzazione delle informazioni e reportistica
  • Automatizzazione del summary
  • Visibilità dello stato di workflow
  • Esplosione del dettaglio per singola situazione